精细化管理很大程度上依赖于大量准确的数据支撑,相较于传统医院物资管理模式,SPD模式下的进销存流程更加清晰透明,减少科室库存管理压力的同时,也降低了物资过效期、去向不明的风险。
今天,运营服务总监王龙将与我们分享V4系统科室上架数据在工作中的应用,让我们来看看这些数据都有哪些“妙用”吧。
V4系统科室上架数据是物资从中心库到科室时系统中一条重要记录,所有物资都需要进行“科室上架确认”才能进入科室库存。该数据的信息包含推送单、推送科室、推送日期、物资编码、名称、规格、定数包个数、包装数量和每个定数包条码,在物资管理流程中发挥了重要作用。
一、日常运营管理
项目建设初期,有老师会说:“你们现在做的事情我们以前1个库管老师加4个工友就做好了,你们现在十几个人还……”想礼貌回复又无数据支撑,多少有点憋屈,直到我们捋出了科室上架数据。
我们用推送单单号数据作为统计推送次数的依据,即一张推送单算一次送货记录;用定数包个数作为拣货量依据,数据显示,我们一天的送货量比以前“工友们”两周的送货量还多,每天可以拣1000包左右的物资,精细化执行的程度可见一斑,老师们再也不提我们和工友们的差距了。
拣货、配送数据分析
二、采购计划、物资协调依据
科室上架数据包含物资在全院科室领用的数据,将数据按月简单透析之后,我们能得到物资月总领用数量和科室月领用记录,这样我们在确认采购计划或进行物资协调时依据充分。特别是手术室这种一个科室领用多个科室登记消耗的,无法从消耗数据看科室用量,只能从领用数据评估。
三、物资消耗追溯
有时科室发生漏消耗,盘点后需要与老师确认进行补消耗操作,老师会问:“物资是什么时候送过来的?”我们从上线初期到现在的上架数据都汇总在一张Excel表格中,直接在表格中搜索条码,即可告诉老师漏消耗物资的送货时间。有时遇到特别较真的老师,需要在上架明细中查找推送单和推送时间,然后将签字后的推送单照片发给老师,打消老师的疑虑。
查找漏消耗信息可以将系统账号切换到科室查找送货记录,也可以将上线至今的上架数据统计在Excel表格中存放于公共盘,需要时打开直接通过条码匹配。
四、岗位计件依据
计件制施行后,科室上架数据显得更加重要:拣货、装箱复核、推送、科室上架流程均有据可依,前期的岗位计件单价评估也是根据科室上架数据取值,如果我们的推送单编码原则能进行优化,计件数据验算将变得更加简单高效。
库存管理进、销、存数据都很重要,V4系统的中心库出库数据由科室上架数据和退回供应商数据构成,充分利用好数据资源,让我们更高效地完成工作,达到事半功倍的效果。有些项目已经将数据转化成更加直观的BI报表,希望有机会多多交流学习,共同进步!